Wirtualna asystentka w jednym akapicie
Wirtualna asystentka pracuje zdalnie, bez biurka w Twojej firmie. Nie siedzi na etacie, nie potrzebuje stanowiska pracy ani umowy o pracę. Dostaje dostęp do wybranych narzędzi, najczęściej do poczty i kalendarza, i wykonuje zadania, które zabierają właścicielowi czas, a nie wymagają jego decyzji.
Klasycznie to freelancerka albo agencja, która rozlicza się godzinowo lub w pakietach. Coraz częściej tę rolę pełni asystentka AI: program, który czyta wiadomości, rozumie ich treść i przygotowuje odpowiedź. Oba rozwiązania nazywa się tak samo, dlatego warto wiedzieć, czym się różnią.
Czym zajmuje się wirtualna asystentka
Zakres zależy od umowy, ale w małych firmach powtarzają się te same obszary. Największą część pracy zajmuje poczta, bo to ona zwykle pochłania pierwszą godzinę dnia.
- porządkowanie skrzynki i oddzielanie zapytań klientów od faktur, newsletterów i spamu
- pisanie odpowiedzi na typowe pytania o cenę, termin i dostępność
- wyszukiwanie w wiadomościach zadań i terminów oraz pilnowanie ich
- umawianie spotkań i przypominanie o nich
- notatki ze spotkań z listą ustaleń
- przygotowanie prostych zestawień i przypomnień o fakturach
Człowiek czy asystentka AI
Wirtualna asystentka z krwi i kości dobrze radzi sobie z sytuacjami nietypowymi, rozmową telefoniczną i zadaniami wymagającymi wyczucia. Ma jednak godziny pracy, bywa na urlopie i choruje. Rozliczenie godzinowe sprawia, że codzienna poczta szybko staje się kosztowna, a odpowiedź na wiadomość wysłaną o 21 wraca dopiero następnego dnia.
Asystentka AI jest dostępna o każdej porze, ma stałą miesięczną cenę i pracuje według tych samych zasad za każdym razem. Słabiej radzi sobie z tym, co wymaga osobistej decyzji, dlatego dobre rozwiązanie zostawia ostatnie słowo człowiekowi. W AsystentceOnline każda odpowiedź trafia do folderu Szkice i wychodzi dopiero po Twojej akceptacji.
Ile to kosztuje
Asystentka na etat to koszt rzędu kilku tysięcy złotych miesięcznie z narzutami. Wirtualna asystentka na godziny wychodzi taniej przy kilku godzinach w miesiącu, ale przy codziennej obsłudze poczty rachunek rośnie. Jeśli poczta zajmuje Ci półtorej godziny dziennie, to w miesiącu robocze 21 dni daje około 31 godzin.
AsystentkaOnline ma trzy plany: Start za 199 zł, Biuro za 599 zł i Firma za 1 299 zł miesięcznie, ceny netto plus 23% VAT. Przy płatności rocznej cena jest o połowę niższa. Pełne zestawienie znajdziesz na stronie cennika.
Dla kogo to ma sens
Najwięcej zyskują firmy usługowe, w których właściciel sam odpisuje na zapytania: biura rachunkowe, gabinety, agencje, firmy budowlane i sklepy internetowe. Wspólny mianownik to dużo podobnych wiadomości i brak osoby, która mogłaby się nimi zająć na stałe.
Jeśli większość Twojej pracy to rozmowy telefoniczne albo praca fizyczna u klienta, asystentka do poczty nie rozwiąże wszystkiego. Przejmie jednak to, co dzieje się przy komputerze, i zostawi Ci więcej czasu na resztę.
Jak zacząć bez ryzyka
Zacznij od jednej skrzynki i jednego typu spraw, na przykład zapytań o wycenę. Zbierz w jednym miejscu informacje, które powtarzasz w odpowiedziach: ceny, godziny pracy, zasady odwoływania terminów. To będzie baza wiedzy, z której asystentka korzysta przy pisaniu.
Przez pierwsze dni czytaj każdy szkic przed wysłaniem i poprawiaj to, co brzmi nie tak. Z czasem odpowiedzi coraz bardziej przypominają Twój styl, a Ty zaglądasz do szkiców coraz szybciej.
Jak wygląda zwykły dzień z asystentką
Rano dostajesz plan dnia: listę spotkań, zadań z terminami i wiadomości, które wymagają Twojej uwagi w pierwszej kolejności. Reszta poczty jest już posortowana, a na typowe zapytania czekają gotowe szkice odpowiedzi. Czytasz je przy kawie, poprawiasz to, co trzeba, i zatwierdzasz wysyłkę.
W ciągu dnia asystentka pilnuje maili bez odpowiedzi i po 48 godzinach przypomina o nich, żeby żaden klient nie został bez reakcji. Po spotkaniu możesz dać jej nagranie, a ona przygotuje podsumowanie i listę zadań. Wieczorem skrzynka jest uporządkowana, więc nie wracasz do niej w głowie po godzinach pracy. Na tym polega realna różnica: nie zyskujesz magicznego narzędzia, tylko spokojniejszy dzień i mniej rzeczy, o których trzeba pamiętać.