Jeden asystent dla wielu skrzynek
W małej firmie poczta rozchodzi się po kilku adresach: biuro, oferty, faktury, obsługa klienta. Każdy z nich ma inne pytania, ale odpowiedzi opierają się na tych samych faktach o firmie. Wirtualny asystent łączy je w jedną całość.
Plan Biuro obejmuje trzy skrzynki, plan Firma dziesięć. Do każdej skrzynki asystent pisze szkice w odpowiednim tonie, a wspólna baza wiedzy dba o to, żeby cena i termin brzmiały tak samo w każdej odpowiedzi.
Baza wiedzy wspólna dla zespołu
W bazie wpisujesz cennik, godziny pracy, zasady reklamacji i odpowiedzi na pytania, które wracają co tydzień. Nowa osoba w zespole nie musi uczyć się, jak firma odpowiada na typowe zapytania, bo szkic już to uwzględnia.
Zmieniasz cenę albo godziny otwarcia w jednym miejscu, a kolejne szkice korzystają z nowej wersji. Wcześniej wysłane wiadomości zostają bez zmian. Dzięki temu odpowiedzi są spójne, nawet gdy pisze kilka osób.
Role i akceptacja szkiców
W planie Firma przydzielasz role: właściciel, asystent i podgląd. Osoba z rolą podglądu widzi, co się dzieje, ale niczego nie wysyła. Zasady akceptacji decydują, że szkic idzie do wysyłki dopiero po zatwierdzeniu przez wskazaną osobę.
Rejestr działań zapisuje, co asystent przygotował, kto zaakceptował i co poszło do klienta. Gdy ktoś pyta, dlaczego wiadomość brzmiała tak, a nie inaczej, odpowiedź jest w historii, a nie w czyjejś pamięci.
Codzienna praca z asystentem
Rano dostajesz plan dnia z listą zadań i terminów wypisanych z wiadomości. Szkice czekają w folderze Szkice, więc pracę zaczynasz od przeglądu, a nie od pisania od zera. Maile bez odpowiedzi po 48 godzinach wracają jako przypomnienie.
Do tego dochodzi czat na stronie i notatki ze spotkań, jeśli plan je obejmuje. Wszystko działa na tych samych danych firmy, więc klient dostaje podobną odpowiedź w mailu i na czacie. Szczegóły opisuje strona z funkcjami.
Dla kogo jest taki asystent
Najlepiej sprawdza się w firmach, w których poczta jest głównym kanałem pracy z klientem: biurach rachunkowych, gabinetach, agencjach, firmach budowlanych i sklepach internetowych. Wspólne dla nich są powtarzalne pytania, terminy i dokumenty, które da się uporządkować bez udziału właściciela.
Jeśli Twoja firma ma od jednej do dwudziestu pięciu osób i kilka adresów mailowych, plan Biuro lub Firma zwykle wystarcza. Przy większych potrzebach przygotowujemy wycenę roczną mailem na [email protected]. Cała obsługa konta odbywa się samodzielnie, bez prezentacji.