Typowa wiadomość od klienta
Przykład: „Dzień dobry, szukam ekipy do remontu łazienki, około sześciu metrów, zdjęcia w załączniku. Ile to będzie kosztować i kiedy możecie zacząć?”. Klient chce szybkiej odpowiedzi, a Ty jesteś na innej budowie.
Asystentka rozpoznaje zapytanie ofertowe, zapisuje zadanie umówienia oględzin i przygotowuje szkic odpowiedzi. Zawiera on informację o sposobie wyceny z bazy wiedzy, na przykład po oględzinach, oraz pytanie o dostępne terminy.
Co robi asystentka w firmie remontowej
Segreguje wiadomości na zapytania ofertowe, sprawy bieżących realizacji, dokumenty od dostawców i faktury. Zapytania ze zdjęciami dostają pierwszeństwo w porannym planie dnia, żebyś odpowiedział, zanim klient zadzwoni do konkurencji.
Z maili od dostawców wypisuje terminy dostaw i zobowiązania. Jeśli klient nie odpowiedział na wycenę przez 48 godzin, dostajesz przypomnienie. Zadania mają daty, więc widzisz je na liście, a nie tylko w pamięci.
Wiedza o ofercie i zasadach wyceny
W bazie wiedzy zapisujesz zakres prac, orientacyjne zasady wyceny, obszar działania i sposób umawiania oględzin. Asystentka nie zgaduje kwot, których tam nie ma. W szkicu zaznacza, że wycena wymaga oględzin lub danych od klienta.
Rachunki i ceny końcowe ustalasz Ty. Szkic jest punktem wyjścia: grzeczną, kompletną odpowiedzią, którą w minutę dostosujesz. Dzięki temu między budowami odpowiadasz na kilka zapytań zamiast na żadne.
Plan dla firmy z ekipami
Jednoosobowa firma remontowa zaczyna od planu Start. Firma z biurem i kierownikiem robót wybiera Biuro, które obejmuje trzy skrzynki oraz czat na stronie z pytaniami o zakres prac i obszar działania.
Skrzynkę łączysz przez Gmail, Outlook albo IMAP. Wszystkie odpowiedzi czekają na akceptację. Ceny planów podajemy netto plus VAT, a przy płatności rocznej są o połowę niższe. Pełne zestawienie jest w cenniku.
Dokumenty i dostawcy
Poza zapytaniami ofertowymi firma budowlana dostaje pocztę od dostawców: potwierdzenia zamówień, terminy dostaw, faktury, aktualizacje cenników. Asystentka rozpoznaje te wiadomości i oddziela je od zapytań klientów, żeby nic nie zginęło w jednym strumieniu.
Z maili wypisuje terminy dostaw i płatności jako zadania. W porannym planie dnia widzisz, co ma przyjechać na budowę i co trzeba zapłacić. Dla kierownika, który nie siedzi w biurze, to krótka lista zamiast kilkudziesięciu nieprzeczytanych wiadomości.