Typowa wiadomość od klienta
Przykład: „Dzień dobry, wysyłam faktury za zeszły miesiąc w załączniku. Czy to wszystko do JPK? I do kiedy muszę opłacić ZUS?”. Takich wiadomości biuro dostaje codziennie od wielu klientów, często z podobnymi pytaniami.
Asystentka rozpoznaje sprawę jako dokumenty i pytanie o terminy. Pisze szkic z potwierdzeniem otrzymania faktur, informacją o terminie wynikającej z bazy wiedzy biura i prośbą o ewentualne braki. Zadanie sprawdzenia kompletności dokumentów trafia na listę.
Co robi asystentka w biurze
Segreguje wiadomości na dokumenty, pytania, faktury i sprawy pilne. Szkice zapisuje w folderze Szkice, a z maili wypisuje zadania z terminami, na przykład „klient zapowiada dosłanie wyciągu do środy”.
Gdy klient nie odpowiedział na prośbę o brakujące dokumenty przez 48 godzin, dostajesz przypomnienie o wątku. Rano plan dnia zbiera najpilniejsze sprawy, więc nie przeglądasz całej skrzynki w poszukiwaniu terminów.
Wiedza biura w bazie
Do bazy wiedzy wpisujesz zasady przekazywania dokumentów, terminy rozliczeń, godziny pracy i odpowiedzi na pytania, które wracają co miesiąc. Szkic opiera się na tych zapisach, więc brzmi tak, jak odpowiada Twoje biuro.
Asystentka nie rozlicza klientów ani nie wydaje opinii podatkowych. Przygotowuje korespondencję, a odpowiedzi merytoryczne, które wymagają osądu księgowego, zostają do Twojej akceptacji. Wiadomość możesz poprawić przed wysyłką.
Który plan dla biura
Biuro dwuosobowe zwykle zaczyna od planu Start z jedną skrzynką. Biuro kilkuosobowe z kilkoma adresami wybiera plan Biuro za 599 zł netto miesięcznie, który obejmuje trzy skrzynki, wspólną bazę wiedzy i tygodniowy raport czasu oszczędzonego.
Skrzynkę podłączasz przez Gmail, Outlook albo IMAP. Przy płatności rocznej cena jest o połowę niższa. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku, a dane klientów chroni opisane osobno podejście do bezpieczeństwa.
Czego asystentka nie zastąpi w biurze
Asystentka nie zastąpi księgowej ani doradcy podatkowego. Nie sprawdza zapisów, nie rozlicza deklaracji i nie ocenia ryzyka podatkowego. Zajmuje się wiadomościami, które poprzedzają i otaczają tę pracę.
Dzięki temu księgowa spędza mniej czasu na odpowiadaniu na te same pytania o terminy i przesyłanie dokumentów, a więcej na pracy, za którą klient płaci. Każdy szkic wymaga jej akceptacji, więc odpowiedzialność za treść pozostaje po stronie biura, tak jak dotąd.