Typowa wiadomość od klienta
Przykład: „Cześć, w załączniku poprawki do makiet. Prosimy o wersję z nowym logo do czwartku, a na piątek umówmy krótki call”. W jednej wiadomości jest poprawka, termin i prośba o spotkanie.
Asystentka rozdziela te sprawy. Wypisuje zadanie z terminem czwartkowym, dopisuje prośbę o spotkanie i przygotowuje szkic odpowiedzi z potwierdzeniem przyjęcia poprawek oraz propozycją godziny. Ty sprawdzasz plan zespołu i akceptujesz.
Co robi asystentka w agencji
Segreguje wiadomości na briefy, poprawki, akceptacje, faktury i sprawy pilne. Dla kilku projektów trzyma zadania w jednym miejscu, żeby żadna prośba klienta nie utknęła w wątku, który ktoś przestał obserwować.
W planie Biuro obsługuje trzy skrzynki, na przykład opiekuna klienta, ofert i faktur. Wspólna baza wiedzy zawiera stawki, zakres usług i zasady rozliczeń, dzięki czemu odpowiedzi o wycenie są spójne.
Notatki ze spotkań z klientami
Z transkrypcji lub nagrania spotkania powstaje podsumowanie i lista zadań z osobami i terminami. Plan Biuro obejmuje piętnaście godzin nagrań miesięcznie, a Firma sześćdziesiąt.
Po spotkaniu asystentka przygotowuje szkic maila z ustaleniami dla klienta. Poprawiasz i wysyłasz. Zadania ze spotkania łączą się z zadaniami z poczty, więc opiekun projektu widzi pełny obraz w porannym planie dnia.
Role i kontrola w zespole
Plan Firma dodaje role: właściciel, asystent i podgląd. Dzięki nim opiekunowie projektów widzą wiadomości, ale wysyłkę zatwierdza wskazana osoba. Rejestr działań pokazuje, kto zaakceptował odpowiedź.
Zespół z dziesięcioma skrzynkami mieści się w planie Firma za 1 299 zł netto miesięcznie, a przy rocznej płatności połowa tej kwoty. Skrzynki łączysz przez Gmail, Outlook lub IMAP. Szczegóły są w cenniku.
Wiedza o ofercie agencji
W bazie wiedzy zapisujesz zakres usług, stawki, model rozliczeń, standardowe terminy realizacji i proces akceptacji. Gdy potencjalny klient pyta o wycenę, szkic opiera się na tych danych, a brakujące elementy zaznacza do uzupełnienia.
Dzięki temu opiekunowie klientów odpowiadają szybciej, a odpowiedzi nie rozjeżdżają się między osobami. Nowy pracownik nie musi uczyć się, co obiecujemy w ofercie, bo szkic zawiera sprawdzone sformułowania, które wcześniej zatwierdził właściciel agencji.