Czym różni się od asystentki na godziny
Wirtualna asystentka rozliczana godzinowo odpisuje wtedy, kiedy ma wolny blok czasu. Zapytanie, które wpadło wieczorem, czeka do następnego dnia, a każda dodatkowa godzina podnosi rachunek. Przy codziennej poczcie koszt szybko rośnie, bo mail nie wybiera dogodnej pory.
AsystentkaOnline czyta skrzynkę przez cały czas i przygotowuje odpowiedź, zanim usiądziesz do komputera. Cena jest stała za firmę, więc większa liczba wiadomości nie zmienia zasad rozliczenia. Plany różnią się liczbą skrzynek i limitem obsłużonych wiadomości w miesiącu.
Co wirtualna asystentka robi z pocztą
Każdy mail dostaje kategorię: klient, faktura, oferta, pilne albo do archiwum. Dla spraw wymagających odpowiedzi asystentka pisze szkic i zapisuje go w folderze Szkice Twojej skrzynki. Otwierasz, poprawiasz jedno zdanie albo wysyłasz bez zmian.
Z treści wiadomości wypisuje zadania i terminy, na przykład „odesłać wycenę do piątku”. Jeśli mail pozostaje bez odpowiedzi przez 48 godzin, dostajesz przypomnienie. Rano przychodzi plan dnia, więc nie zaczynasz od przeglądania zaległości.
Piszemy w stylu Twojej firmy
Asystentka uczy się na wysłanych przez Ciebie wiadomościach, dzięki czemu odpowiedzi brzmią jak Twoje, a nie jak szablon. Ton przełączasz jednym ustawieniem: uprzejmy, rzeczowy albo krótki. Pierwsze szkice warto przejrzeć uważnie, bo właśnie na nich asystentka łapie Twój sposób pisania.
Baza wiedzy firmy zawiera cennik, godziny pracy, procedury i najczęstsze pytania. Odpowiedź o cenie albo terminie opiera się na tych danych, a nie na domysłach. Gdy czegoś w bazie brakuje, szkic zaznacza lukę zamiast wymyślać liczbę.
Pełna kontrola nad tym, co wychodzi
Domyślnie nic nie jest wysyłane bez Twojej wiedzy. Asystentka przygotowuje szkic, a decyzja o wysyłce należy do osoby z odpowiednią rolą. Wysyłkę automatyczną możesz włączyć osobno dla wybranych typów spraw, na przykład potwierdzeń terminu.
Skrzynkę podłączasz przez Gmail, Outlook albo dowolną skrzynkę IMAP, także na własnej domenie. Plan Start obejmuje jedną skrzynkę, Biuro trzy, a Firma dziesięć. Pełny zakres opisuje strona z funkcjami, a ceny znajdziesz w cenniku.
Jak zacząć bez ryzyka
Najprostszy start to demo na stronie głównej. Wklejasz prawdziwego maila od klienta, wybierasz rodzaj firmy i ton, a po chwili widzisz kategorię, gotowy szkic odpowiedzi i zadania z terminami. Nie potrzeba karty ani podłączania skrzynki, a wklejona treść nie jest zapisywana.
Jeśli wynik pasuje do Waszej poczty, zakładasz konto, podłączasz skrzynkę i dodajesz wiedzę o firmie. Przez pierwsze dni przeglądasz szkice wyjątkowo uważnie, poprawiasz niedociągnięcia i z każdym dniem poprawek jest mniej. Rezygnację składasz w panelu, bez rozmów z handlowcem.