Krok pierwszy, połącz skrzynkę
Skrzynkę podłączasz przez Gmail, Outlook albo dowolną skrzynkę IMAP, także na własnej domenie. Możesz też przekierować pocztę na adres skrzynki asystentki. Nie zmieniasz domeny ani nie przenosisz archiwum.
Od tej chwili asystentka czyta nowe wiadomości i nadaje im kategorie: klient, faktura, oferta, pilne albo do archiwum. Dostęp możesz odebrać w każdej chwili, odłączając skrzynkę w panelu.
Krok drugi, dodaj wiedzę o firmie
W bazie wiedzy wpisujesz to, co sam mówisz klientom: cennik, godziny pracy, zasady reklamacji, odpowiedzi na najczęstsze pytania. Im konkretniej, tym lepsze szkice. Braki asystentka zaznacza w szkicu, zamiast zgadywać.
Styl odpowiedzi jest uczony na wysłanych przez Ciebie mailach. Ton regulujesz przełącznikiem: uprzejmy, rzeczowy albo krótki. Pierwsze szkice warto przejrzeć dokładnie, bo dzięki Twoim poprawkom kolejne wymagają mniej pracy.
Krok trzeci, akceptuj szkice
Dla wiadomości wymagających odpowiedzi asystentka zapisuje szkic w folderze Szkice Twojej skrzynki. Otwierasz go jak zwykły mail, poprawiasz i wysyłasz. Nic nie wychodzi bez Twojej decyzji.
Rano przychodzi plan dnia z zadaniami i terminami wypisanymi z wiadomości. Maile bez odpowiedzi po 48 godzinach wracają jako przypomnienie. Wysyłkę automatyczną możesz włączyć później, osobno dla wybranych typów spraw.
Krok czwarty, włącz czat na stronie
W planach Biuro i Firma wklejasz na stronę krótki skrypt czatu. Czat odpowiada odwiedzającym z tej samej bazy wiedzy, a trudniejsze rozmowy przekazuje na Twojego maila razem z przebiegiem.
Do tego możesz przekazywać transkrypcje i nagrania ze spotkań, z których powstaje podsumowanie i lista zadań. Wszystko działa na jednej bazie wiedzy, więc odpowiedzi w mailu, na czacie i w notatkach są spójne.
Co dzieje się codziennie
Po konfiguracji rytm pracy jest prosty. Rano czytasz plan dnia, przeglądasz szkice w folderze Szkice i zatwierdzasz te, które pasują. Wiadomości wymagające decyzji zostają u Ciebie, a reszta jest gotowa do wysłania.
W ciągu dnia asystentka kategoryzuje nowe maile i dopisuje kolejne zadania. Gdy coś utknie bez odpowiedzi na dwa dni, dostajesz przypomnienie. Raz w tygodniu, w planach Biuro i Firma, przychodzi raport czasu oszczędzonego, który pokazuje skalę pracy przejętej przez asystentkę.