Po spotkaniu zostaje wiedza, nie pamięć
Po godzinnej rozmowie z klientem pamiętasz ogólny sens, ale nie pamiętasz dokładnie, kto miał przysłać materiały i do kiedy. Zapisane odręcznie notatki bywają niepełne, a odtworzenie ustaleń z pamięci kosztuje czas.
AsystentkaOnline robi notatki z materiału, który jej przekażesz: transkrypcji albo pliku z nagraniem. Zwraca podsumowanie najważniejszych ustaleń oraz listę zadań. Całość dostajesz w kilku akapitach, nie w wielostronicowym zapisie rozmowy.
Lista zadań z osobami i terminami
Z rozmowy asystentka wyciąga konkretne zobowiązania, na przykład „wysłać wycenę do piątku” albo „klient przesyła brief do środy”. Przy każdym zadaniu zapisuje osobę i termin, jeśli padły w rozmowie.
Zadania ze spotkania trafiają na tę samą listę co zadania z poczty. Rano widzisz je w planie dnia, a terminy możesz wyeksportować do kalendarza w formacie ICS. Dzięki temu ustalenia nie giną po zamknięciu okna rozmowy.
Podsumowanie dla klienta jako szkic
Często po spotkaniu wypada wysłać klientowi mail z ustaleniami. Asystentka przygotowuje taki szkic na podstawie notatek, w stylu Twojej firmy. Dodajesz własne uwagi i wysyłasz, gdy tekst Cię zadowala.
Szkic nie wychodzi bez akceptacji. Jeśli w nagraniu jakiegoś fragmentu nie było słychać albo ustalenie było niejasne, najlepiej poprawić je ręcznie przed wysłaniem. Asystentka przygotowuje podstawę, a ostateczna treść jest Twoja.
Limity nagrań w planach
Plan Start obejmuje dwie godziny nagrań w miesiącu, Biuro piętnaście godzin, a Firma sześćdziesiąt. Limit liczy się w okresie rozliczeniowym i nie wraca po usunięciu materiału. Dobrze pasuje do kilku rozmów z klientami tygodniowo.
Funkcja jest częścią tej samej asystentki, która obsługuje pocztę. Notatki ze spotkań, szkice odpowiedzi i plan dnia korzystają z jednej bazy wiedzy firmy. Ceny planów znajdziesz w cenniku, netto plus VAT.
Dla jakich spotkań to działa
Notatki najlepiej sprawdzają się przy rozmowach z klientami, odprawach zespołu i spotkaniach z dostawcami, w których zapadają ustalenia. Im wyraźniej padają zobowiązania, tym czytelniejsza lista zadań. Przy luźnej rozmowie podsumowanie będzie krótsze.
Jakość zapisu zależy od jakości nagrania lub transkrypcji, więc warto zadbać o dobry mikrofon i wyraźne mówienie. Jeśli coś zostało niejasne, popraw to w szkicu przed wysłaniem do klienta. Asystentka oszczędza pisanie, a ostateczny kształt notatki ustalasz Ty.