Asystent jednej osoby
Osobisty asystent zna Twoje sprawy, Twój styl pisania i Twoje zasady. Czyta skrzynkę, którą codziennie obsługujesz, i przygotowuje to, co zwykle robisz sam: odpowiedzi na zapytania, przypomnienia dla klientów, potwierdzenia terminów.
Plan Start jest zbudowany właśnie pod jednoosobową firmę. Obejmuje jedną skrzynkę, bazę wiedzy firmy, szkice odpowiedzi, plan dnia i przypomnienia o mailach bez odpowiedzi. Gdy firma rośnie, przechodzisz na plan Biuro.
Zadania i terminy bez notatnika
Wiele zobowiązań siedzi w treści maili: „proszę o ofertę do czwartku”, „odezwę się po 15”. Asystent wypisuje je jako zadania z terminami i zbiera w jednym miejscu. Nie musisz pamiętać, w którym wątku padła obietnica.
Terminy możesz wyeksportować do kalendarza w formacie ICS. Rano plan dnia pokazuje, co jest pilne, a co może poczekać. Jeśli klient nie odpowiedział po 48 godzinach, dostajesz przypomnienie o wątku.
Ty decydujesz, asystent przygotowuje
Każda odpowiedź jest szkicem do akceptacji. Widzisz go w folderze Szkice swojej skrzynki, poprawiasz, wysyłasz albo odrzucasz. Przez to asystent oszczędza Ci pisania, ale nie odbiera kontroli nad tym, co wychodzi pod Twoim nazwiskiem.
Ton odpowiedzi zmieniasz jednym przełącznikiem: uprzejmy, rzeczowy albo krótki. Asystent uczy się na Twoich wysłanych wiadomościach, więc z czasem szkice wymagają mniej poprawek. Pierwsze tygodnie warto poświęcić na uważny przegląd.
Notatki ze spotkań i wiedza o firmie
Z transkrypcji albo nagrania spotkania asystent robi podsumowanie i listę zadań. Plan Start obejmuje dwie godziny nagrań miesięcznie, Biuro piętnaście, a Firma sześćdziesiąt. Zadania ze spotkania trafiają na tę samą listę co zadania z poczty.
Cennik, godziny pracy i procedury wpisujesz raz do bazy wiedzy. Odpowiedzi opierają się na tych danych. Podłączasz Gmail, Outlook albo skrzynkę IMAP, a ceny sprawdzisz w cenniku, netto plus VAT.
Kiedy przejść z planu Start na wyższy
Plan Start wystarcza, dopóki obsługujesz jedną skrzynkę i do sześciuset wiadomości w miesiącu. Gdy dochodzi druga osoba, drugi adres albo potrzeba czatu na stronie, naturalnym krokiem jest plan Biuro, który obejmuje trzy skrzynki i wspólną bazę wiedzy.
Zmiana planu nie wymaga zaczynania od nowa. Baza wiedzy i nauczony styl zostają, a dochodzą nowe możliwości. Pamiętaj, że limit planu to zużycie w okresie, więc warto obserwować, ile wiadomości obsługuje asystent, zanim zdecydujesz o zmianie.