Administracja zaczyna się w skrzynce
Większość pracy administracyjnej przychodzi mailem. Kontrahent przysyła fakturę, dostawca prosi o potwierdzenie zamówienia, urząd o uzupełnienie dokumentu. Każda taka wiadomość wymaga rozpoznania, odpowiedzi albo wpisania terminu do kalendarza.
AsystentkaOnline nadaje wiadomościom kategorie, w tym osobną dla faktur, i oddziela je od zapytań klientów. Dzięki temu dokumenty nie giną wśród ofert, a sprawy pilne są widoczne na górze porannego planu dnia.
Terminy i przypomnienia
Termin płatności, odpowiedź do kontrahenta do końca tygodnia, przesłanie dokumentów przed spotkaniem. Asystentka wypisuje takie zobowiązania z treści wiadomości i zapisuje jako zadania z datą. Możesz je wyeksportować do kalendarza w formacie ICS.
Gdy wiadomość pozostaje bez odpowiedzi przez 48 godzin, dostajesz przypomnienie. To prosty mechanizm, który zapobiega sytuacji, w której ważna prośba tonie pod nowymi mailami i wraca dopiero po ponagleniu drugiej strony.
Odpowiedzi w standardowych sprawach
Prośby o fakturę, potwierdzenie przelewu, adres do wysyłki czy dane do faktury powtarzają się co tydzień. Dla takich spraw asystentka pisze szkic opierając się na bazie wiedzy firmy: danych rejestrowych, godzinach pracy i zasadach rozliczeń.
Szkic ląduje w folderze Szkice. Czytasz, poprawiasz, wysyłasz. Dla wybranych typów spraw, na przykład potwierdzenia odbioru dokumentu, możesz włączyć wysyłkę automatyczną. Pozostałe odpowiedzi zawsze czekają na człowieka.
Porządek, który widać w raporcie
W planie Biuro i wyższych dostajesz tygodniowy raport czasu oszczędzonego. W planie Firma rejestr działań pokazuje, co asystentka przygotowała i kto zaakceptował. Przydaje się, gdy administracją zajmuje się kilka osób.
Skrzynkę podłączasz przez Gmail, Outlook albo IMAP. Limit obsłużonych wiadomości zależy od planu i wynosi 600, 3 000 albo 12 000 miesięcznie. Pełne porównanie planów jest w cenniku, a funkcje opisuje osobna strona.
Czego asystentka administracyjna nie robi
Nie rozlicza podatków, nie prowadzi ksiąg i nie podpisuje dokumentów w Twoim imieniu. To zadania wymagające odpowiedzialności, którą zachowujesz Ty lub Twoi doradcy. Asystentka porządkuje korespondencję i przygotowuje materiał do dalszej pracy.
Dzięki temu administracja przestaje zajmować uwagę, a kluczowe decyzje nadal podejmuje człowiek. Szkice pozostają do akceptacji, a w planie Firma rejestr działań pozwala sprawdzić, jak przebiegała obsługa konkretnej sprawy, gdy trzeba do niej wrócić po miesiącach.