Co zwykle robi sekretarka
Dobra sekretarka odbiera wiadomości, rozpoznaje, które są pilne, odpowiada na proste pytania i przekazuje dalej to, co wymaga decyzji szefa. Pilnuje też terminów i pamięta o sprawach, które utknęły bez odpowiedzi.
AsystentkaOnline wykonuje tę część pracy, która dotyczy poczty i czatu. Nie odbiera telefonów, bo obsługuje pocztę, czat na stronie i notatki ze spotkań. Dla wielu małych firm to właśnie te kanały zajmują większość dnia.
Sekretariat w skrzynce
Wiadomości trafiają do kategorii: klient, faktura, oferta, pilne i do archiwum. Pilne sprawy lądują na górze porannego planu dnia. Do pytań o cenę, godziny albo dojazd asystentka przygotowuje szkic na podstawie bazy wiedzy firmy.
Typowa sytuacja to mail z pytaniem, czy możliwy jest termin w przyszłym tygodniu. Asystentka zapisuje zadanie, proponuje wpis do kalendarza w formacie ICS i pisze szkic potwierdzenia. Ty zatwierdzasz jednym kliknięciem.
Czat na stronie jako recepcja
W planach Biuro i Firma na stronie firmy działa czat, który odpowiada z bazy wiedzy. Odwiedzający pyta o ofertę o dowolnej porze i dostaje odpowiedź od razu, bez czekania na początek dnia pracy.
Jeśli pytanie wykracza poza bazę wiedzy, czat przekazuje rozmowę na Twojego maila z całym przebiegiem. Nie wymyśla odpowiedzi. Dzięki temu klient wie, że ktoś się nim zajmie, a Ty widzisz kontekst rozmowy.
Przypomnienia i porządek
Wiadomości bez odpowiedzi po 48 godzinach wracają jako przypomnienie, więc sprawa nie przepada w zalewie nowych maili. Zadania i terminy wypisane z treści trafiają do jednej listy.
Raz w tygodniu, w planie Biuro i wyższych, dostajesz raport czasu oszczędzonego. Szkice zawsze czekają na akceptację. Skrzynkę łączysz przez Gmail, Outlook albo IMAP, a zakres planów sprawdzisz w cenniku.
Czego sekretarka AI nie zastąpi
Sekretarka na etat wita gości, odbiera telefony i bywa twarzą firmy. Tego AsystentkaOnline nie robi, bo działa w poczcie, na czacie i przy notatkach ze spotkań. Jeśli recepcja i telefon to dla Ciebie podstawa, ta usługa uzupełni pracę człowieka, ale go nie zastąpi.
Jeśli natomiast większość kontaktu z klientem odbywa się mailowo, sekretariat online przejmuje to, co najbardziej męczy. Odpowiedzi na typowe pytania, przypomnienia i porządek w terminach nie wymagają obecności człowieka, a czas właściciela wraca do spraw, których nikt inny nie wykona.