Krótka odpowiedź
Jeśli większość pracy do oddania to poczta, odpowiedzi na powtarzalne pytania i pilnowanie terminów, asystentka AI wychodzi zwykle taniej i działa o każdej porze. Jeśli potrzebujesz kogoś, kto zadzwoni, umówi spotkanie w urzędzie albo zrobi research, potrzebujesz człowieka. Wiele małych firm łączy oba rozwiązania.
Co robi wirtualna asystentka, czyli człowiek
Wirtualna asystentka pracuje zdalnie dla kilku klientów naraz. Zajmuje się pocztą, kalendarzem, rezerwacjami, prostymi fakturami i drobnym researchem. Jej największa zaleta to elastyczność i zdolność do zadań, których nie da się opisać regułą, na przykład negocjacji terminu albo rozmowy telefonicznej.
Słabą stroną jest dostępność. Człowiek ma godziny pracy, urlop i inne zlecenia. Mail, który przyszedł o dwudziestej, zwykle czeka do rana, a przy rozliczeniu godzinowym każda dodatkowa godzina to dodatkowy koszt.
Co robi asystentka AI
Asystentka AI pracuje na wiadomościach tekstowych. Dzieli pocztę na klientów, faktury, oferty i sprawy pilne, pisze szkic odpowiedzi w stylu firmy, wypisuje zadania z terminami i przypomina o mailach bez odpowiedzi. W planach Biuro i Firma prowadzi też czat na stronie i robi notatki ze spotkań.
Nie odbiera telefonu, nie jedzie do urzędu i nie podejmuje decyzji za Ciebie. Domyślnie nic nie wychodzi bez Twojej akceptacji, bo odpowiedzi trafiają do folderu Szkice. To różnica, którą warto docenić przy sprawach z klientami, gdzie jedno zdanie potrafi kosztować kontrakt.
Porównanie według pięciu kryteriów
- dostępność, asystentka AI czyta pocztę całą dobę, człowiek pracuje w ustalonych godzinach
- koszt, abonament jest stały, a godziny asystentki rosną razem z liczbą wiadomości
- zakres, człowiek zrobi więcej rodzajów zadań, program robi mniej, ale powtarzalnie
- kontrola, szkice AI czekają na Twoją akceptację, a pracę człowieka sprawdzasz po fakcie
- wdrożenie, asystentkę AI podłączasz do skrzynki w kilka minut, a przy człowieku trzeba go wyszukać, sprawdzić i wdrożyć
Jak policzyć koszt jednego i drugiego
Zacznij od czasu. Zmierz przez tydzień, ile minut dziennie schodzi Ci na pocztę, a ile na rzeczy, których program nie zrobi. Pomnóż godziny poczty przez 21 dni roboczych i przez stawkę z oferty, którą rozważasz. Wynik zestaw z abonamentem, który zaczyna się od 199 zł netto miesięcznie.
Dokładniejszy rachunek razem z planami i wyjaśnieniem, co wchodzi w cenę, znajdziesz na stronie o cenie wirtualnej asystentki. Pamiętaj, że w rachunku człowieka liczą się też urlopy, zastępstwa i czas na wdrożenie.
Kiedy lepsza jest wirtualna asystentka
Człowiek jest lepszy, gdy zadania są nieregularne i wymagają oceny sytuacji. Przykłady to organizacja wyjazdu, kontakt telefoniczny z urzędem, negocjowanie ceny z dostawcą czy zarządzanie dokumentami w papierze. Tego programu do poczty nie zrobi.
Kiedy lepsza jest asystentka AI
Program wygrywa przy dużej liczbie podobnych wiadomości. Biuro rachunkowe, które co miesiąc prosi klientów o dokumenty, gabinet odpowiadający na pytania o terminy, sklep z pytaniami o zwroty i agencja z poprawkami do briefów mają mnóstwo takiej poczty. Szkic powstaje w sekundy, a Ty poprawiasz jedno zdanie zamiast pisać od początku.
Dla takich firm przygotowaliśmy osobne strony, między innymi dla biur rachunkowych i gabinetów. Pokazują typowe wiadomości i to, jak asystentka na nie odpowiada.
Rozwiązanie łączone
Dobrze działa podział ról. Asystentka AI przejmuje pocztę i przypomnienia, a człowiek, nawet na kilka godzin w miesiącu, zajmuje się sprawami wymagającymi telefonu lub wyjazdu. Płacisz wtedy za godziny tylko tam, gdzie są potrzebne.
Jeśli prowadzisz też stronę firmową z czatem, warto zadbać, żeby sama strona była aktualna i bezpieczna, na przykład przez stałą opiekę nad WordPressem, bo czat odpowiada z wiedzy, którą ta strona zawiera. Bez tego nawet najlepsza asystentka poda klientowi nieaktualne informacje.