Dlaczego w pośrednictwie liczy się pierwsza odpowiedź
Osoba szukająca mieszkania lub lokalu wysyła to samo zapytanie do kilku agencji. Zwykle umawia się z tą, która odpisze pierwsza i poda konkrety: metraż, cenę, czynsz, termin wolnego lokalu i możliwe godziny oglądania. Pośrednik w terenie nie odpisze w ciągu kwadransa, bo jest na prezentacji albo w drodze do notariusza.
Do tego dochodzą wiadomości z portali, od właścicieli, od banków i od klientów po prezentacjach. Bez porządku zapytanie o ofertę ginie między przypomnieniami o dokumentach.
Co robi asystent w skrzynce agencji
Asystent rozpoznaje, której oferty dotyczy wiadomość, i przygotowuje szkic z danymi, które wpisałeś do bazy wiedzy: opis, cena, opłaty, warunki najmu, lista dokumentów. Dodaje propozycję dwóch lub trzech terminów prezentacji i prosi o telefon do kontaktu.
Po prezentacji przypomina o wiadomości do klienta po dwóch dniach. Z maili wyciąga zadania, na przykład „przesłać rzut mieszkania” albo „potwierdzić termin z właścicielem”, i wysyła je w porannym planie dnia. Wszystkie odpowiedzi trafiają do folderu Szkice, więc nic nie wychodzi bez Twojej akceptacji.
Przykład zapytania i szkicu
Klient pisze: „Dzień dobry, czy mieszkanie przy ulicy Długiej jest nadal dostępne i czy można je obejrzeć w sobotę?”. Asystent sprawdza ofertę w bazie wiedzy, potwierdza dostępność, podaje cenę i opłaty, proponuje sobotnie godziny z kalendarza pośrednika i prosi o numer telefonu. Pośrednik czyta, poprawia jedno zdanie i wysyła.
Czego asystent nie robi
Nie ustala warunków cenowych, nie negocjuje i nie składa zobowiązań w imieniu agencji. Informacje o stanie prawnym nieruchomości zostają po stronie pośrednika. Wysyłkę automatyczną możesz włączyć tylko dla prostych potwierdzeń, na przykład otrzymania zapytania.
Jak to wygląda w praktyce
- Podłączasz skrzynkę, na którą spływają zapytania z portali i ze strony.
- Wpisujesz do bazy wiedzy zasady prowizji, listę dokumentów i opisy bieżących ofert.
- Przez kilka dni zatwierdzasz szkice i poprawiasz ton.
- Gdy odpowiedzi są stabilne, zostawiasz do ręcznej obsługi tylko negocjacje i sprawy prawne.
Który plan wybrać
Pośrednik pracujący samodzielnie zaczyna od planu Start za 199 zł netto miesięcznie (jedna skrzynka, 600 wiadomości). Agencja z trzema pośrednikami wybiera Biuro za 599 zł netto z trzema skrzynkami, 3 000 wiadomości i czatem na stronie. Większe biuro bierze Firmę za 1 299 zł netto. Przy płatności rocznej ceny są o połowę niższe. Porównanie z asystentką na godziny jest na stronie wirtualna asystentka cena, a podobny schemat pracy z zapytaniami opisaliśmy dla firm budowlanych.