Gdzie w kancelarii ucieka czas na poczcie
Adwokat i radca prawny dostają trzy rodzaje wiadomości. Pierwsze to zapytania od nowych klientów: „ile kosztuje reprezentacja w sprawie o zapłatę” albo „czy zajmuje się Pan umowami najmu”. Drugie to korespondencja w trwających sprawach, z terminami i załącznikami. Trzecie to sprawy organizacyjne, czyli faktury, umawianie spotkań i wiadomości od kontrahentów. Każda z tych grup wymaga innej reakcji, a razem zjadają godziny, które mogłyby być rozliczalne.
Najdroższy jest brak odpowiedzi. Osoba, która pyta o pomoc w sprawie, zwykle pisze do kilku kancelarii naraz i wybiera tę, która odpowie pierwsza i konkretnie. Wiadomość odłożona do wieczora często oznacza utraconą sprawę.
Co robi asystent AI w skrzynce kancelarii
Asystent sortuje wiadomości na nowe zapytania, sprawy w toku, faktury i pilne. Do nowego zapytania przygotowuje szkic: potwierdza zakres usługi, podaje informacje z bazy wiedzy (zasady wyceny, dokumenty do przesłania, sposób umówienia rozmowy) i prosi o brakujące dane. Szkic czeka w folderze Szkice Twojej skrzynki, więc wystarczy go przeczytać, poprawić i wysłać.
Z korespondencji wypisuje zadania z terminami, na przykład „odpowiedzieć na wezwanie do piątku” albo „przesłać dokumenty klientowi”, i przysyła je rano w planie dnia. Jeśli wiadomość od klienta zostaje bez odpowiedzi 48 godzin, dostajesz przypomnienie.
Czego asystent nie robi
Nie udziela porad prawnych, nie ocenia szans w sprawie i nie interpretuje przepisów. To zostaje po Twojej stronie, tak jak odpowiedzialność za treść pisma. Asystent zajmuje się organizacją: kto napisał, czego dotyczy, co jest pilne i jaka odpowiedź organizacyjna jest możliwa do zaproponowania. Wysyłkę automatyczną możesz włączyć najwyżej dla prostych potwierdzeń, na przykład otrzymania wiadomości.
Poufność korespondencji
Dla kancelarii tajemnica zawodowa jest warunkiem wstępnym, więc zasady przetwarzania opisujemy wprost. Treść wiadomości jest przetwarzana tylko do wykonania zadania i nie służy do trenowania modeli. Możesz wyłączyć wybrane foldery i nadawców z przetwarzania, a po rezygnacji dane są usuwane. Szczegóły i umowa powierzenia przetwarzania danych są opisane na stronie o bezpieczeństwie.
Jak to wygląda w praktyce
- Podłączasz skrzynkę kancelarii i wybierasz foldery, które asystent ma czytać.
- Wpisujesz do bazy wiedzy zasady wyceny, godziny, listę dokumentów do pierwszej rozmowy i trzy do pięciu typowych odpowiedzi.
- Przez tydzień zatwierdzasz szkice i poprawiasz ton. Asystent uczy się Twojego stylu.
- Gdy odpowiedzi są stabilne, zostawiasz do akceptacji tylko sprawy w toku i wyceny.
Który plan wybrać
Kancelaria jednoosobowa zaczyna od planu Start za 199 zł netto miesięcznie (jedna skrzynka, 600 wiadomości). Kancelaria z dwiema lub trzema osobami wybiera Biuro za 599 zł netto, z trzema skrzynkami, 3 000 wiadomości i czatem na stronie. Większy zespół wybiera Firmę za 1 299 zł netto z dziesięcioma skrzynkami. Przy płatności rocznej ceny są o połowę niższe. Porównanie z asystentką rozliczaną godzinowo jest na stronie wirtualna asystentka cena, a pełny opis planów w cenniku.