Dlaczego właściciele firm szukają alternatywy dla asystentki na godziny
Wirtualna asystentka na godziny sprawdza się, dopóki zleceń jest mało i da się je zaplanować. Kłopoty zaczynają się, gdy poczta rośnie. Każdy dodatkowy kwadrans to kolejna pozycja na rachunku, a pytania klientów przychodzą wieczorem i w weekend, kiedy asystentka nie pracuje. Właściciel i tak sprawdza telefon, więc oszczędność czasu jest mniejsza, niż zakładał.
Drugi powód to zależność od jednej osoby. Urlop, choroba albo zmiana zleceniodawcy przez freelancerkę zatrzymuje obsługę poczty z dnia na dzień. Trzeci to wdrożenie: nowa osoba musi poznać Twoje cenniki, styl odpowiedzi i klientów, zanim zacznie pracować samodzielnie.
Co w zamian robi asystentka AI
Asystentka AI czyta skrzynkę przez całą dobę i sortuje wiadomości na klientów, faktury, oferty i sprawy pilne. Do każdej wiadomości, która wymaga odpowiedzi, przygotowuje szkic w folderze Szkice Twojej skrzynki. Nic nie wychodzi bez Twojej akceptacji, a po kilku dniach widzisz, które typy maili możesz zatwierdzać niemal bez poprawek.
Z treści maili wypisuje zadania z terminami i przysyła rano plan dnia. Jeśli klient nie dostał odpowiedzi w ciągu 48 godzin, dostajesz przypomnienie. Odpowiedzi opiera na bazie wiedzy, którą wpisujesz raz: cennik, godziny pracy, procedury, najczęstsze pytania.
Wirtualna asystentka na godziny kontra asystentka AI
| Kryterium | Wirtualna asystentka na godziny | Asystentka AI do poczty |
|---|---|---|
| Rozliczenie | Stawka razy liczba godzin, zmienny rachunek | Stały abonament od 199 zł netto miesięcznie |
| Dostępność | Godziny pracy ustalone ze zleceniobiorczynią | Całą dobę, także w weekendy |
| Czas reakcji na maila | Zwykle następny blok pracy | Szkic gotowy po kilku minutach od wiadomości |
| Zadania poza pocztą | Telefony, urzędy, research, rezerwacje | Nie wykonuje, skupia się na poczcie i zadaniach z niej |
| Wdrożenie | Wprowadzanie nowej osoby w firmę | Baza wiedzy i podłączenie skrzynki, bez szkolenia |
| Zastępstwo przy nieobecności | Trzeba szukać kogoś innego | Działa bez przerwy |
| Kontrola | Zaufanie do osoby | Każdy szkic akceptujesz przed wysyłką |
Kiedy zostać przy asystentce na godziny
Asystentka AI nie odbiera telefonów, nie załatwia spraw w urzędzie i nie negocjuje terminu przez rozmowę. Jeśli to są Twoje główne potrzeby, człowiek jest właściwym wyborem. Wiele firm łączy oba rozwiązania: AI zbiera i porządkuje pocztę, a wirtualna asystentka zajmuje się tym, co wymaga głosu i decyzji. Efekt jest taki, że godzin człowieka potrzeba mniej, a każda z nich jest wykorzystana na zadania, za które warto płacić stawkę.
Szersze porównanie kosztów i zadań opisaliśmy w artykule wirtualna asystentka czy asystentka AI, a konkretne kwoty zebraliśmy na stronie wirtualna asystentka cena.
Jak przejść z asystentki na godziny na asystentkę AI
- Wypisz, na co asystentka na godziny zużywa najwięcej czasu w miesiącu. Zwykle są to odpowiedzi na powtarzalne pytania i sortowanie poczty.
- Wpisz do bazy wiedzy cennik, godziny, procedury i trzy do pięciu typowych odpowiedzi. To zajmuje kilkadziesiąt minut.
- Podłącz skrzynkę i przez tydzień zatwierdzaj szkice. Poprawki uczą asystentkę Twojego stylu.
- Zostaw człowiekowi tylko zadania poza pocztą i zmniejsz pakiet godzin o tę część, która zniknęła.
Ile można zaoszczędzić
To zależy od Twojej stawki i liczby godzin. Weź miesięczny rachunek za asystentkę, odlicz godziny przeznaczone na pocztę i porównaj je z abonamentem. Jeśli z pakietu 20 godzin poczta zajmuje połowę, a Twoja stawka jest dwucyfrowa za godzinę, abonament 199 zł netto zwykle jest tańszy niż te 10 godzin. Rachunek zrobisz najszybciej na własnych liczbach, dlatego nie podajemy tu uśrednionej oszczędności.
Plan Start obejmuje jedną skrzynkę i 600 wiadomości, Biuro trzy skrzynki i 3 000 wiadomości wraz z czatem na stronie, Firma dziesięć skrzynek i 12 000 wiadomości. Przy płatności rocznej ceny są o połowę niższe. Szczegóły są w cenniku.