Trzy poziomy samodzielności
Pytanie „czy AI może odpisywać klientom” jest za szerokie, bo odpowiedź zależy od poziomu samodzielności. Na pierwszym poziomie asystentka czyta pocztę, sortuje ją i przygotowuje szkic odpowiedzi w folderze Szkice. Ty czytasz, poprawiasz i wysyłasz. Na drugim poziomie wybrane typy wiadomości wychodzą same. Na trzecim asystentka prowadzi korespondencję bez Twojego udziału.
W firmach usługowych sensowny jest poziom pierwszy z wyjątkami z poziomu drugiego. Poziom trzeci rzadko się opłaca, bo jedna błędna wiadomość do ważnego klienta kosztuje więcej niż godziny oszczędzone na zatwierdzaniu.
Co można puścić automatycznie
- Potwierdzenie otrzymania wiadomości z informacją, kiedy klient dostanie odpowiedź.
- Godziny otwarcia, adres, dojazd i parking.
- Potwierdzenie ustalonego już terminu spotkania lub wizyty.
- Informacja, jakie dokumenty przesłać przed pierwszą rozmową.
Co powinno zawsze czekać na Ciebie
- Wyceny indywidualne i negocjacje.
- Reklamacje i wiadomości od niezadowolonych klientów.
- Sprawy prawne, finansowe i zdrowotne.
- Wiadomości od najważniejszych klientów i partnerów.
- Wszystko, czego nie ma w bazie wiedzy.
Skąd asystentka wie, co odpisać
Dobra asystentka nie zgaduje, tylko opiera się na bazie wiedzy, którą wpisujesz: cennik, zasady, godziny, procedury, kilka wzorcowych odpowiedzi. Gdy pytania nie ma w bazie, powinna to zaznaczyć w szkicu zamiast wymyślać odpowiedź. Przed zakupem sprawdź, czy narzędzie tak robi, i poproś o test na kilku prawdziwych wiadomościach ze skrzynki.
W AsystentceOnline szkice powstają na podstawie bazy wiedzy firmy, a po kilku dniach poprawek widać, które typy maili możesz zatwierdzać niemal bez zmian. To wygodna miara, kiedy włączyć wysyłkę automatyczną dla danej grupy wiadomości.
Jak ocenić ryzyko przed zakupem
Zapytaj o cztery rzeczy. Czy da się wyłączyć wysyłkę automatyczną całkowicie. Czy narzędzie oznacza szkice, w których brakuje informacji. Gdzie trafiają dane z Twojej skrzynki i czy służą do trenowania modeli. Co dzieje się z danymi po rezygnacji. Odpowiedzi na te pytania powinny być w dokumentacji, nie w rozmowie handlowej. Nasze zasady opisuje strona o bezpieczeństwie.
Jeśli klienci piszą do Ciebie także przez czat na stronie, ten sam rozsądek obowiązuje tam. Wiele firm uruchamia czat przy okazji odświeżenia witryny, a jeśli planujesz też nową stronę, przyda się wykonanie strony internetowej z pomocą AI, bo czat i poczta mogą korzystać z tej samej bazy odpowiedzi.
Ile to kosztuje
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za jedną skrzynkę i 600 wiadomości, Biuro 599 zł netto za trzy skrzynki i 3 000 wiadomości wraz z czatem, Firma 1 299 zł netto za dziesięć skrzynek i 12 000 wiadomości. Płatność roczna obniża ceny o połowę. Porównanie z asystentką rozliczaną godzinowo znajdziesz na stronie o cenie wirtualnej asystentki, a jeśli rozważasz zmianę, zobacz alternatywę dla asystentki na godziny.