Dwie skrzynki w jednej, kandydaci i klienci
W agencji rekrutacyjnej poczta ma dwa różne charaktery. Kandydaci piszą z pytaniem o status aplikacji, wynagrodzenie, lokalizację czy termin rozmowy i oczekują odpowiedzi w ciągu dnia, bo równolegle rozmawiają z innymi agencjami. Firmy zlecające poszukiwanie pracowników piszą rzadziej, ale każde takie zapytanie to potencjalna prowizja i liczy się, kto odpowie pierwszy.
Rekruter, który prowadzi kilka procesów naraz, odpisuje na to wszystko między rozmowami. Efekt jest przewidywalny: kandydaci dostają odpowiedź po dwóch dniach, a zapytanie od nowego klienta czeka do wieczora.
Co robi asystent w skrzynce rekrutera
Rozpoznaje, czy wiadomość pochodzi od kandydata, czy od firmy. Przy zgłoszeniu kandydata wypisuje stanowisko, miasto i oczekiwania, które podał w mailu, a w szkicu potwierdza otrzymanie CV i pyta o to, czego brakuje, na przykład dostępność od konkretnego miesiąca albo zgodę na przetwarzanie danych.
Na pytania o etapy procesu, formę rozmowy, dojazd czy dokumenty odpowiada na podstawie bazy wiedzy, którą uzupełniasz raz. Z wiadomości wyciąga zadania, takie jak „oddzwonić do kandydata w czwartek” albo „wysłać profil do klienta do piątku”, a brak odpowiedzi po kilku dniach kończy się przypomnieniem o wątku.
Przykład zapytania firmy i szkicu odpowiedzi
Właściciel firmy produkcyjnej pisze: „Szukamy kierownika zmiany, najlepiej od stycznia. Ile trwa rekrutacja i jak liczą Państwo prowizję?”. Asystent zauważa, że padły dwa pytania i brakuje lokalizacji zakładu oraz zakresu wynagrodzenia. Szkic dziękuje za zapytanie, opisuje typowe etapy procesu z bazy wiedzy, zostawia miejsce na Twoją stawkę prowizji i prosi o dwie brakujące informacje. Rekruter wpisuje warunki, poprawia jedno zdanie i wysyła.
Czego asystent nie robi
Nie ocenia kandydatów, nie odrzuca zgłoszeń i nie podaje stawek prowizji ani widełek wynagrodzenia bez Twojej wiedzy. Odmowy dla kandydatów, negocjacje warunków i sprawy sporne oznacza jako wymagające decyzji. Wysyłkę automatyczną możesz włączyć wyłącznie dla prostych odpowiedzi, takich jak potwierdzenie przyjęcia CV albo adres biura.
Dane kandydatów to dane osobowe, więc przed wdrożeniem warto sprawdzić zasady ich przetwarzania w materiałach Urzędu Ochrony Danych Osobowych. To, jak asystent obchodzi się z Twoją pocztą, opisaliśmy na stronie bezpieczeństwo.
Jak to wygląda w praktyce
- Podłączasz skrzynkę, na którą spływają zgłoszenia i zapytania firm.
- Wpisujesz do bazy wiedzy etapy rekrutacji, formę rozmów, zasady współpracy z klientami i dane kontaktowe.
- Przez kilka dni zatwierdzasz szkice i poprawiasz ton wobec kandydatów i wobec firm.
- Gdy odpowiedzi są stabilne, zostawiasz do ręcznej obsługi odmowy, negocjacje i oferty dla klientów.
Który plan wybrać
Jednoosobowa agencja albo samodzielny headhunter zaczyna od planu Start za 199 zł netto miesięcznie (jedna skrzynka, 600 wiadomości). Zespół kilku rekruterów wybiera Biuro za 599 zł netto z trzema skrzynkami, 3 000 wiadomości i czatem na stronie, a większa agencja Firmę za 1 299 zł netto. Przy płatności rocznej ceny są o połowę niższe. Podobne zapytania ofertowe obsługuje się w firmie szkoleniowej i w agencji, a koszt w porównaniu z człowiekiem pokazuje strona wirtualna asystentka cena.