Dlaczego w szkoleniach wygrywa ten, kto odpisze pierwszy
Dział HR szukający szkolenia dla zespołu wysyła to samo zapytanie do kilku organizatorów. Wybiera zwykle tego, kto szybko poda termin, cenę za grupę i program. Trener, który prowadzi zajęcia od rana do wieczora, odpisuje dopiero następnego dnia, a wtedy zapytanie często jest już rozstrzygnięte.
Druga część poczty to zapisy indywidualne: pytania o dostępne terminy, faktury na firmę, zmianę daty, materiały po szkoleniu. Są powtarzalne, ale każde wymaga sprawdzenia konkretnego szczegółu.
Co robi asystent w skrzynce organizatora szkoleń
Rozpoznaje zapytanie ofertowe od firmy i wypisuje z niego liczbę uczestników, temat, preferowany termin i formę, czyli stacjonarnie albo online. Jeśli brakuje danych, pisze szkic z pytaniami. Gdy dane są kompletne, przygotowuje szkic z programem, długością szkolenia i miejscem na cenę, którą wpisujesz Ty.
Na pytania o terminy, dojazd, materiały czy dane do faktury odpowiada na podstawie bazy wiedzy, którą uzupełniasz raz. Z wiadomości wyciąga zadania, na przykład „wysłać ofertę do poniedziałku” albo „przesłać zaświadczenia”, a brak odpowiedzi klienta po kilku dniach kończy się przypomnieniem o wątku.
Przykład zapytania i szkicu
Dział HR pisze: „Potrzebujemy szkolenia z negocjacji dla ośmiu handlowców, najchętniej w grudniu, ile to kosztuje?”. Asystent zauważa, że brakuje miasta lub formy online i preferowanego dnia. Szkic dziękuje za zapytanie, opisuje wariant jednodniowy i dwudniowy z bazy wiedzy i prosi o te dwie informacje. Opiekun szkoleń dopisuje cenę, poprawia jedno zdanie i wysyła.
Czego asystent nie robi
Nie ustala cen, rabatów dla firm ani nie potwierdza miejsc w grupie bez Twojej zgody. Reklamacje szkoleń, prośby o zwrot i sprawy sporne oznacza jako wymagające decyzji, a w szkicu najwyżej potwierdza przyjęcie wiadomości. Wysyłkę automatyczną możesz włączyć wyłącznie dla prostych odpowiedzi, takich jak adres sali czy godzina rozpoczęcia.
Jak to wygląda w praktyce
- Podłączasz skrzynkę, na którą spływają zapytania i zapisy.
- Wpisujesz do bazy wiedzy katalog szkoleń, terminy, zasady zapisu i dane do faktury.
- Przez kilka dni zatwierdzasz szkice i poprawiasz ton.
- Gdy odpowiedzi są stabilne, zostawiasz do ręcznej obsługi wyceny dla firm i reklamacje.
Który plan wybrać
Trener lub mała firma szkoleniowa zaczyna od planu Start za 199 zł netto miesięcznie (jedna skrzynka, 600 wiadomości). Ośrodek z kilkoma opiekunami wybiera Biuro za 599 zł netto z trzema skrzynkami, 3 000 wiadomości i czatem na stronie, a większy organizator Firmę za 1 299 zł netto. Przy płatności rocznej ceny są o połowę niższe. Podobnie wygląda praca z zapytaniami w agencji i w kancelarii prawnej, a koszt w porównaniu z człowiekiem pokazuje strona wirtualna asystentka cena.