Dlaczego w spedycji liczy się czas odpowiedzi na zapytanie
Zleceniodawca szukający przewoźnika na jutro albo pojutrze wysyła zapytanie do kilku firm naraz. Zwykle bierze tę, która odpisze pierwsza i poda stawkę z konkretnym terminem załadunku. Spedytor, który siedzi na telefonie z kierowcą, nie zdąży przeczytać skrzynki między jednym awizo a drugim.
Zapytania są też niepełne. Brakuje wymiarów palet, adresu rozładunku, okna czasowego albo informacji o ADR. Każde uzupełnienie to kolejna runda maili, która wydłuża drogę do zlecenia.
Co robi asystent w skrzynce spedytora
Rozpoznaje zapytanie o przewóz i wypisuje z niego dane: miejsce załadunku i rozładunku, rodzaj i liczbę jednostek ładunkowych, termin, wymagania szczególne. Jeśli brakuje informacji, pisze szkic z listą pytań, na przykład o masę brutto, rodzaj naczepy i godziny pracy rampy.
Gdy dane są kompletne, przygotowuje szkic odpowiedzi z potwierdzeniem przyjęcia zapytania i miejscem na stawkę, którą wpisujesz Ty. Z korespondencji z kierowcami i kontrahentami wyciąga zadania, takie jak „przesłać CMR”, „potwierdzić awizację” albo „zapytać o status rozładunku”. Brak odpowiedzi od zleceniodawcy po 48 godzinach kończy się przypomnieniem o wątku.
Przykład zapytania i szkicu
Zleceniodawca pisze: „Potrzebuję przewozu 12 palet z Poznania do Lyonu w przyszłym tygodniu, jaka stawka?”. Asystent zauważa, że brakuje wagi, wymiarów palet i dokładnego dnia załadunku. Szkic grzecznie prosi o te dane i o informację, czy ładunek wymaga kontroli temperatury. Spedytor poprawia jedno zdanie i wysyła, a po odpowiedzi liczy stawkę.
Czego asystent nie robi
Nie ustala stawek, nie zatwierdza zleceń i nie przyjmuje zobowiązań w imieniu firmy. Reklamacje szkód transportowych i spory o zapłatę oznacza jako wymagające Twojej decyzji, a w szkicu najwyżej potwierdza otrzymanie wiadomości. Wysyłkę automatyczną możesz włączyć wyłącznie dla prostych potwierdzeń.
Jak to wygląda w praktyce
- Podłączasz skrzynkę, na którą spływają zapytania ofertowe i giełdowe.
- Wpisujesz do bazy wiedzy listę danych potrzebnych do wyceny, typy naczep i zasady awizacji.
- Przez kilka dni zatwierdzasz szkice i poprawiasz ton.
- Gdy odpowiedzi są stabilne, zostawiasz do ręcznej obsługi wyceny, reklamacje i sprawy sporne.
Który plan wybrać
Mała firma z jednym spedytorem zaczyna od planu Start za 199 zł netto miesięcznie (jedna skrzynka, 600 wiadomości). Firma z kilkoma spedytorami wybiera Biuro za 599 zł netto z trzema skrzynkami i 3 000 wiadomości, a większy dział spedycji Firmę za 1 299 zł netto. Przy płatności rocznej ceny są o połowę niższe. Podobny schemat pracy z wycenami opisaliśmy dla firm budowlanych, a koszt w porównaniu z człowiekiem pokazuje strona wirtualna asystentka cena.