Czy asystent działa na mojej skrzynce, czy muszę zmieniać adres
To pierwsze pytanie, bo od niego zależy wdrożenie. Dobre rozwiązanie podłącza się do istniejącego konta w Gmailu lub Outlooku i zostawia adres firmowy bez zmian. Klienci widzą wiadomości od Ciebie, a nie od dziwnego systemu. Jeśli dostawca każe przekierować pocztę na nowy adres albo założyć drugą skrzynkę, doliczysz czas na zmianę stopek, formularzy i umów.
Sprawdź też, czy działa to dla skrzynek na własnej domenie obsługiwanych przez Google Workspace lub Microsoft 365, bo większość firm tak ma, a nie na prywatnym koncie.
Do czego asystent ma dostęp i co robi z wiadomościami
Zapytaj, jakie uprawnienia nadajesz przy podłączeniu: odczyt, tworzenie szkiców, wysyłanie. Najbezpieczniejszy model to szkice w skrzynce do zatwierdzenia, z możliwością włączenia automatycznej wysyłki tylko dla prostych typów wiadomości, na przykład potwierdzenia przyjęcia zapytania. Zapytaj też, czy treści Twojej poczty są używane do uczenia modeli dostawcy i gdzie są przechowywane. Odpowiedź ma być w regulaminie i polityce prywatności, a nie tylko w rozmowie handlowej.
Jeśli prowadzisz korespondencję z danymi klientów, sprawdź umowę powierzenia przetwarzania danych. W AsystentceOnline opisaliśmy to na stronie bezpieczeństwo.
Czym asystent AI różni się od wbudowanych podpowiedzi w poczcie
Wbudowane podpowiedzi w Gmailu czy Outlooku pomagają napisać pojedynczą wiadomość, gdy sam ją otworzysz. Asystent przeznaczony do firmy pracuje na całej skrzynce: sam wybiera wiadomości, które wymagają odpowiedzi, zna Twój cennik i zasady z bazy wiedzy, wyciąga zadania i przypomina o wątkach bez odpowiedzi. Różnica jest taka jak między edytorem tekstu a osobą, która rano przygotowuje Ci stos szkiców.
Jeśli potrzebujesz tylko lepszego stylu pojedynczych maili, wystarczy podpowiedź w poczcie. Jeśli tracisz zapytania, bo nie nadążasz z odpowiedziami, potrzebujesz asystenta, a opisaliśmy to szerzej w artykule AI do pisania maili.
Lista pytań do dostawcy przed zakupem
- Czy działa z moim kontem w Google Workspace i Microsoft 365 bez zmiany adresu.
- Jakie uprawnienia nadaję i czy mogę je ograniczyć do szkiców.
- Czy moje wiadomości służą do uczenia modeli i gdzie są przechowywane.
- Czy odpowiedzi opierają się na mojej bazie wiedzy, czy na ogólnej wiedzy modelu.
- Ile skrzynek i wiadomości obejmuje cena i co po przekroczeniu limitu.
- Czy mogę zrezygnować bez długiej umowy.
Ile to kosztuje i jak przetestować
W AsystentceOnline plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za jedną skrzynkę i 600 wiadomości, Biuro 599 zł netto za trzy skrzynki i 3 000 wiadomości, a Firma 1 299 zł netto. Płatność roczna obniża ceny o połowę. Dokładny rachunek znajdziesz w artykule ile kosztuje asystent AI do poczty.
Test warto zrobić na realnych wiadomościach: weź dziesięć ostatnich zapytań klientów i sprawdź, czy szkice zawierają poprawne ceny, terminy i ton. Gotową listę kroków opisaliśmy w tekście asystent AI do poczty, co sprawdzić przed zakupem.
Co dalej po wdrożeniu poczty
Gdy odpowiedzi na zapytania idą szybciej, kolejnym wąskim gardłem bywa podpisywanie umów i ofert. Zamiast drukować i skanować, można je wysyłać do podpisu elektronicznego umów z ścieżką akceptacji, tak by zaakceptowana oferta szybko zamieniała się w podpisaną umowę.