Test na własnych mailach
Demo zawsze działa, bo pytania są dobrane do narzędzia. Weź dwadzieścia prawdziwych wiadomości: kilka zapytań o ofertę, reklamację, prośbę o fakturę, wiadomość pilną i dwie niejasne. Poproś dostawcę o pokazanie, co asystent zrobi z każdą z nich.
Oceniaj trzy rzeczy. Czy trafnie rozpoznał, o co chodzi. Czy szkic brzmi jak firma, a nie jak automat. Czy tam, gdzie brakowało informacji, zaznaczył to zamiast zgadywać.
Siedem pytań przed zakupem
- Czy każda odpowiedź domyślnie jest szkicem do akceptacji i czy da się wyłączyć wysyłkę automatyczną.
- Czy działa z moją skrzynką bez przenoszenia poczty do nowego systemu.
- Czy treść wiadomości służy do trenowania modeli i co się dzieje z danymi po rezygnacji.
- Czy jest umowa powierzenia przetwarzania danych.
- Jak wygląda baza wiedzy i ile czasu zajmuje jej wypełnienie.
- Ile kosztuje miesiąc przy mojej liczbie skrzynek i wiadomości, wraz z VAT.
- Czy mogę zrezygnować bez długiej umowy.
Na co zwrócić uwagę przy danych
Skrzynka firmowa zawiera dane klientów, faktury i czasem informacje objęte tajemnicą. Zapytaj wprost, kto ma dostęp do treści, gdzie jest przetwarzana i czy możesz wyłączyć wybrane foldery. Dobry dostawca odpowie konkretnie i da dokument, a nie ogólnik. Zasady w AsystentceOnline opisuje strona o bezpieczeństwie.
Koszt miesięczny a koszt czasu
Policz, ile godzin tygodniowo schodzi na sortowanie i odpisywanie na poczcie, i pomnóż przez swoją stawkę lub koszt pracownika. Dla jednoosobowej firmy sama godzina dziennie to około dwudziestu godzin miesięcznie. Plan Start kosztuje 199 zł netto za jedną skrzynkę i 600 wiadomości, Biuro 599 zł netto za trzy skrzynki i 3 000 wiadomości, Firma 1 299 zł netto za dziesięć skrzynek. Przy płatności rocznej ceny są o połowę niższe. Zestawienie z asystentką na godziny znajdziesz na stronie wirtualna asystentka cena.
Jak ocenić szkice, żeby nie dać się zwieść
Przy ocenie nie patrz na to, czy szkic jest ładny, tylko czy możesz go wysłać po jednej poprawce. Policz, ile z dwudziestu szkiców wymagało zmian merytorycznych, ile tylko stylistycznych, a ile przepisania od zera. Dobry wynik na początku to połowa szkiców do wysłania po drobnej korekcie. Reszta poprawia się wraz z uzupełnianiem bazy wiedzy, bo każda poprawka pokazuje, czego asystentowi brakowało.
Zwróć uwagę na wiadomości, w których asystent nie powinien odpowiadać samodzielnie: reklamacje, spory o zapłatę, sprawy prawne i zdrowotne. Powinien je oznaczyć jako wymagające Twojej decyzji i przygotować najwyżej szkic potwierdzenia otrzymania. Jeśli narzędzie w takich sprawach pisze pewne siebie odpowiedzi merytoryczne, to znak, że ryzyko po Twojej stronie będzie rosło wraz z liczbą klientów.
Sprawdź też porządek po stronie skrzynki. Czy szkice leżą w osobnym folderze, czy asystent nie przenosi ani nie usuwa wiadomości bez Twojej wiedzy, i czy da się cofnąć każde jego działanie. Przy firmach z kilkoma skrzynkami ważne jest, żeby każda miała własną bazę wiedzy i osobne ustawienia wysyłki.
Sygnały ostrzegawcze
- Dostawca nie pozwala przetestować narzędzia na Twoich wiadomościach.
- Wysyłka automatyczna jest włączona domyślnie.
- Brak jasnej odpowiedzi, co dzieje się z danymi.
- Cena zależy od niejasnych limitów, które wychodzą dopiero po miesiącu.
Jak wygląda sensowny pierwszy tydzień
Podłącz skrzynkę, wpisz do bazy wiedzy cennik, godziny pracy i pięć typowych odpowiedzi, a potem tylko zatwierdzaj szkice. Po kilku dniach widać, które typy wiadomości możesz przepuszczać niemal bez zmian. Jeśli nie widzisz oszczędności czasu po tygodniu, narzędzie nie jest dla Ciebie. Przy okazji porządkowania komunikacji z klientami wiele firm odświeża też plan promocji, a gotowy plan marketingowy z adresu strony da się przygotować w narzędziu do planu marketingowego. Jeśli rozważasz zamiast tego człowieka, zobacz alternatywę dla wirtualnej asystentki na godziny.
Asystent, który przejdzie ten test, zwraca się w pierwszym miesiącu, bo odpowiedzi do klientów wychodzą szybciej, a Ty przestajesz zaczynać dzień od przeglądania skrzynki.