Najpierw ustal, co dokładnie oddajesz
Zanim porównasz oferty, wypisz zadania pocztowe z jednego tygodnia. Zwykle są to cztery grupy: odpowiadanie na powtarzalne pytania klientów, segregowanie wiadomości, pilnowanie terminów i przypominanie o mailach bez odpowiedzi, a także wystawianie zapytań ofertowych i potwierdzeń. Przy każdej grupie zapisz, ile minut dziennie zajmuje.
Ta lista rozstrzyga większość wyboru. Jeśli 80 procent czasu pochłania odpowiadanie na podobne pytania, wystarczy rozwiązanie specjalizujące się w poczcie. Jeśli potrzebujesz także telefonów i spraw urzędowych, potrzebujesz człowieka, przynajmniej na część godzin. Porównanie obu dróg znajdziesz w tekście wirtualna asystentka czy asystentka AI.
Jak ma być rozliczana wirtualna asystentka
Stawka godzinowa jest wygodna, gdy zleceń jest mało. Przy stałym strumieniu maili rachunek rośnie razem z ruchem. Abonament ma odwrotną wadę: płacisz, nawet gdy miesiąc jest spokojny, za to koszt jest przewidywalny. Zapytaj o trzy rzeczy: co dzieje się po przekroczeniu pakietu, czy są opłaty za weekendy i noce oraz czy ceny są podane netto czy brutto.
Asystentka AI z AsystentkaOnline kosztuje 199, 599 albo 1 299 zł netto miesięcznie zależnie od liczby skrzynek i wiadomości, bez dopłat za porę dnia. Rozbicie planów jest na stronie wirtualna asystentka cena.
Dostępność i czas reakcji
Zapytaj, w jakich godzinach ktoś realnie czyta Twoją pocztę i w jakim czasie pojawia się odpowiedź. Klient piszący o 19 oczekuje potwierdzenia przed kolejnym poranem. Człowiek pracujący w ustalonych blokach da je rano, asystentka AI przygotuje szkic w kilka minut od wiadomości, ale Ty i tak musisz go zatwierdzić.
Dobra praktyka to sprawdzenie, co się stanie przy nieobecności. U freelancerki urlop oznacza brak obsługi. W rozwiązaniu programowym awaria dostawcy jest ryzykiem, więc zapytaj o to wprost i o to, jak szybko dostaniesz informację.
Bezpieczeństwo danych w skrzynce firmowej
W poczcie są faktury, dane klientów i oferty. Zapytaj, kto ma dostęp do treści, gdzie dane są przechowywane, czy treść maili służy do uczenia modeli innych klientów i co się dzieje z danymi po rezygnacji. Odpowiedź powinna być konkretna i pisemna.
Przy osobie zewnętrznej poproś o umowę powierzenia przetwarzania danych. W przypadku narzędzia sprawdź, czy usunięcie konta usuwa także dane asystentki. W AsystentkaOnline robi to rezygnacja w panelu, a zasady opisujemy na stronie bezpieczeństwo.
Kto zatwierdza wiadomości przed wysyłką
To najważniejsze pytanie przy automatyzacji. Odpowiedź wysłana klientowi z błędem w cenie kosztuje więcej niż oszczędzony kwadrans. Sprawdź, czy rozwiązanie wysyła maile samo, czy zapisuje szkice do akceptacji. Bezpieczny początek to szkice, a samodzielną wysyłkę warto rozważyć dopiero dla najprostszych, powtarzalnych odpowiedzi.
Przy człowieku ustal, które typy wiadomości asystentka może wysyłać sama, a które zawsze konsultuje z Tobą. Zapisz to w jednym akapicie, zanim zacznie pracę.
Wdrożenie i wiedza o Twojej firmie
Odpowiedzi są tak dobre, jak wiedza, na której się opierają. Zapytaj, jak przekazujesz cennik, godziny, warunki i styl pisania. Nowa osoba potrzebuje zwykle kilku tygodni, żeby przestać pytać o oczywistości. Narzędzie z bazą wiedzy działa od pierwszego dnia, ale tylko w granicach tego, co do niej wpiszesz.
Jeśli prowadzisz też czat na stronie, sprawdź, czy ta sama wiedza obsłuży oba kanały. Samodzielny chatbot do strony to osobny produkt, na przykład chatbot AI dla firm z obsługą klienta po polsku, a plany Biuro i Firma u nas zawierają czat powiązany z tą samą bazą wiedzy.
Rezygnacja i okres próbny
Zapytaj o okres wypowiedzenia, minimalny czas umowy i to, czy możesz przetestować rozwiązanie na prawdziwych mailach. Rozsądny test trwa tydzień i obejmuje jedną skrzynkę. Mierz prosty wskaźnik: ile szkiców zatwierdzasz bez poprawek i ile minut dziennie odzyskałeś.
Demo na stronie głównej pozwala wkleić prawdziwego maila od klienta i zobaczyć kategorię, szkic odpowiedzi i zadania z terminami, bez karty i bez podłączania skrzynki.
Krótka lista kontrolna przed zakupem
- Zakres: czy oferta obejmuje całą listę zadań pocztowych z Twojego tygodnia.
- Cena: stała czy godzinowa, netto czy brutto, dopłaty za nadwyżkę.
- Dostępność: godziny pracy i zastępstwo przy nieobecności.
- Dane: gdzie są przechowywane, kto ma dostęp, co po rezygnacji.
- Kontrola: szkice do akceptacji albo wysyłka samodzielna.
- Wyjście: brak długiej umowy i prosta rezygnacja.