Co dokładnie oddajesz w outsourcing poczty
Outsourcing obsługi maili to zwykle wirtualna asystentka albo mała firma, która loguje się do Twojej skrzynki, sortuje wiadomości, odpisuje na proste pytania i przekazuje Ci to, co wymaga decyzji. Rozlicza się godzinowo albo pakietem godzin, rzadziej stałą kwotą za skrzynkę.
Asystent AI robi ten sam rdzeń pracy, czyli czyta, klasyfikuje i pisze szkic odpowiedzi, ale rozlicza się abonamentem. Różnica nie leży w tym, kto lepiej pisze, tylko w tym, za co płacisz: za czas człowieka albo za pojemność skrzynki.
Rachunek na przykładzie firmy z 800 wiadomościami miesięcznie
Załóżmy firmę usługową, do której wpada 800 wiadomości miesięcznie, około 36 dziennie w dni robocze. Z tego około połowa to powtarzalne pytania (cena, termin, adres, status), reszta wymaga namysłu. Przyjmijmy, że człowiek obsługuje jedną wiadomość przez 3 minuty, a stawka outsourcingu to 60 zł za godzinę. Obie wartości to założenia do rachunku, podstaw własne.
Przy takich założeniach 800 wiadomości to 40 godzin pracy, czyli 2 400 zł miesięcznie. Jeśli outsourcing obejmuje tylko powtarzalną połowę, wychodzi 1 200 zł. Asystent AI w planie Biuro kosztuje 599 zł netto za 3 000 wiadomości, a w planie Start 199 zł netto za 600 wiadomości, więc 800 wiadomości mieści się w Biurze.
| Wariant | Założenie | Koszt miesięczny | Czas pierwszej odpowiedzi |
|---|---|---|---|
| Outsourcing wszystkiego | 40 h po 60 zł | 2 400 zł | W godzinach pracy asystentki |
| Outsourcing powtarzalnej połowy | 20 h po 60 zł | 1 200 zł | W godzinach pracy asystentki |
| Asystent AI, plan Biuro | 3 skrzynki, 3 000 wiadomości | 599 zł netto | Szkic przygotowany od razu |
| Asystent AI, płatność roczna | Ten sam plan | o połowę niższa cena | Szkic przygotowany od razu |
Gdzie outsourcing wygrywa
Człowiek zadzwoni do klienta, który nie odpowiada na maila, umówi spotkanie w kilku kalendarzach i załatwi sprawę w urzędzie albo u dostawcy. Jeśli połowa zadań poza pocztą to dla Ciebie realna praca, asystentka na godziny ma sens, a asystent AI może ją uzupełniać zamiast zastępować. To rozróżnienie rozwijamy na stronie alternatywa dla wirtualnej asystentki na godziny.
Outsourcing wygrywa też przy bardzo nieregularnym ruchu, gdy w miesiącu masz trzy tygodnie ciszy i tydzień szczytu. Wtedy zamawiasz godziny tylko na ten tydzień.
Gdzie wygrywa asystent AI
Przy stałym, dużym strumieniu podobnych wiadomości. Szkic jest gotowy w chwili, gdy mail trafia do skrzynki, także w niedzielę i po 18, a koszt nie rośnie z liczbą godzin. Firma, której klienci zależą od pogody, na przykład ekipa dachowa albo ogrodnicza, dostaje w pierwszą ciepłą sobotę kilkadziesiąt zapytań naraz, a prognozę na tydzień sprawdza choćby w Synoptycach. Człowiek na godziny nie zdąży ich obsłużyć w jeden dzień, szkice AI czekają na zatwierdzenie.
Druga zaleta to powtarzalność. Odpowiedzi opierają się na bazie wiedzy, którą uzupełniasz raz, więc cena, godziny pracy i zasady reklamacji brzmią tak samo w poniedziałek i w piątek. Szczegółowe plany i limity znajdziesz w artykule ile kosztuje asystent AI do poczty.
Drugi przykład, jednoosobowa firma z 250 wiadomościami
Przy mniejszym ruchu rachunek odwraca się mniej wyraźnie. Jednoosobowa firma z 250 wiadomościami miesięcznie i tym samym założeniem 3 minut na wiadomość potrzebuje około 12,5 godziny obsługi, czyli przy stawce 60 zł około 750 zł. Plan Start za 199 zł netto obejmuje 600 wiadomości, więc różnica to około 550 zł miesięcznie. Wiele agencji outsourcingowych ma jednak minimalny pakiet godzin, często większy niż 12,5, więc realny koszt człowieka bywa wyższy od wyliczonego.
Z drugiej strony przy 250 wiadomościach i kilku telefonach tygodniowo część właścicieli woli jedną osobę na wszystko, bo prościej rozliczać jedną fakturę. To uczciwy argument, tylko trzeba go wycenić: ile kosztuje wygoda jednego kontaktu, gdy abonament AI załatwia pocztę za ułamek tej kwoty.
O co zapytać dostawcę outsourcingu, zanim podpiszesz
- Czy jest minimalny pakiet godzin w miesiącu i co się dzieje z niewykorzystanymi godzinami.
- W jakich godzinach asystentka odpisuje i jak wygląda zastępstwo na urlopie.
- Kto ma dostęp do skrzynki i czy jest umowa powierzenia danych.
- Czy odpowiedzi do klientów wychodzą bez Twojej akceptacji.
- Jak wygląda wypowiedzenie i okres umowy.
Kwestia danych i odpowiedzialności
Oddając skrzynkę zewnętrznej osobie, powierzasz jej dane klientów, więc potrzebujesz umowy powierzenia przetwarzania zgodnej z RODO. Zasady opisuje Urząd Ochrony Danych Osobowych. Przy asystencie AI nadal odpowiadasz za dane, ale nic nie wychodzi bez Twojej akceptacji, dopóki sam nie włączysz wysyłki automatycznej. Jak chronimy pocztę, opisuje strona bezpieczeństwo.
Jak podjąć decyzję w jeden dzień
- Policz wiadomości z ostatniego miesiąca i oceń, ile z nich to powtarzalne pytania.
- Pomnóż liczbę wiadomości przez swój czas obsługi i stawkę, którą płaciłbyś outsourcingowi.
- Porównaj wynik z planem asystenta AI odpowiednim do liczby skrzynek i wiadomości.
- Jeśli dużo pracy to telefony i sprawy poza pocztą, zostaw człowieka na te godziny, a pocztę przekaż asystentowi.